Цели и задачи

Название говорит само за себя. Цели и задачи тесно взаимосвязаны, и, возможно, сами понятия без особой путаницы могут использоваться как равнозначные. Цели и задачи определяют объект («что») производства или создания. Именно они являются причиной запуска проекта.

Я предпочитаю считать задачи более широким понятием, чем цели. С другой стороны, цели устанавливаются гораздо точнее и определяются конкретными терминами. Но не будем слишком увлекаться противопоставлением целей и задач, поскольку при равнозначности понятий и те, и другие основаны на одинаковых критериях.

Предположим, вы назначены менеджером проекта Logan Street Move (переезд сотрудников в офис на Logan Street). Ваша компания приобрела новое здание, произвела там ремонтные работы и теперь готовится перевезти в новый офис всех сотрудников, работающих на данный момент в двух разных районах города. Задача проекта может выглядеть примерно так: «Перевод работающих сотрудников на Logan Street без остановки процесса обслуживания клиентов».

Несмотря на вполне удачную формулировку задачи, она не может рассматриваться в качестве цели. Цели определяют то, чего вы хотите достичь или произвести путем осуществления данного проекта. После выполнения или достижения целей проект считается завершенным. Цели точно формулируют все действия, необходимые для выполнения проекта. Это значит, что они должны быть достаточно конкретными, чтобы служить критерием определения успешности проекта.

Отныне я буду пользоваться только термином «цель», но имейте в виду, что вы можете свободно применять слово «задача» при условии выполнения рекомендаций, данных в этом разделе.

Цели являются душой и смыслом проекта. Без четкого письменного определения целей вы даже не заметите, как сотрудники расползутся в разных направлениях, а вы окажетесь один на один с катастрофой. В лучшем случае выбудете постоянно наталкиваться на раздраженных участников проектной группы или заинтересованных лиц, бубнящих себе под нос (или начальнику на ухо) собственную версию целей проекта и отказывающихся понимать, почему вы не смогли увидеть, что именно их видение было самым правильным и перспективным. Вряд ли вы мечтаете оказаться в такой ситуации.

Цели определяют, «что» должно быть произведено или достигнуто в результате реализации проекта.

Проект Logan Street Move требует дополнительного уточнения. Предположим, я работаю в проектной группе, руководствуясь задачей, определенной в начале данного раздела. Я знаю, что переезд будет выполняться в течение двух дней, и распределяю свою нагрузку и задания соответствующим образом. Но вам как менеджеру проекта известно, что переезд из двух разных мест производится одновременно, за один день. Первая причина этого разногласия – отсутствие взаимодействия между проектной группой и менеджером, но это тема другой главы. Вторая причина – недостаточно четкое определение цели: может быть, она не была сформулирована письменно или передана не всем участникам проекта. Давайте исправлять положение.

Цели

Дальновидные менеджеры проектов оформляют проектные цели документально и рассылают эти документы всем членам проектной группы и заинтересованным лицам. Цели должны обладать следующими качественными характеристиками: конкретностью, измеримостью, точностью и согласованностью, реалистичностью, ограниченностью по срокам. Рассмотрим каждое свойство отдельно.

  • Конкретность цели. Цели должны быть конкретными, сформулированными ясно и лаконично. То есть, если вам придется уволиться из компании в разгар работы над проектом (что, конечно, совсем не желательно), менеджер, сменивший вас в этой должности, должен иметь возможность без каких-либо затруднений понять и усвоить определение целей.
  • Измеримость. Цели всегда измеримы. Результаты выполнения контролируются различными способами, от сложных формул и замеров до простого утверждения: «да, результат достигнут» или «нет, результат не достигнут».
  • Точность и согласованность. Цель должна быть поставлена точно, чтобы получать адекватные результаты измерений. (Это напрямую связано с конкретностью формулировки цели.) Цели должны быть согласованы. Следует добиться согласия и единства мнений заинтересованных лиц по этому вопросу, таким образом обеспечив понимание конечного результата всеми участниками проекта и согласованность действий между ними.
  • Реалистичность. Цели должны быть реалистичными. Например, если оба подразделения компании планируют одновременный переезд в новый офис, а компания может предоставить только одно транспортное средство, эта цель нереальна. (Данная проблема чаще всего выявляется на стадии планирования, поэтому в результате приходится корректировать цели и, следовательно, описание содержания проекта.)
  • Ограничение по срокам. Цели должны иметь заданные сроки, то есть конкретную дату выполнения задания. Аналогично проектам цели также имеют свои временные рамки.

Теперь можно предпринять вторую попытку сформулировать цель указанного проекта с учетом изученных критериев. «4 марта осуществить перевозку сотрудников из двух офисов, расположенных на 3-й улице и на улице Вашингтон, в новое помещение на улице Логан, не прерывая обслуживания клиентов».

Данное определение соответствует всем качественным характеристикам цели. Оно конкретно: указывает, кто, когда, куда должен переезжать, и составлено ясно и лаконично. Оно измеримо: переезд либо произойдет, либо нет. Часть формулировки, предписывающая непрерывность обслуживания клиентов, также измерима. Оно точно, достижимо, согласовано со всеми основными заинтересованными лицами. Данная цель реалистична и имеет конкретную дату выполнения – 4 марта.

Я предпочитаю, чтобы в проекте была только одна сводная цель, аналогичная приведенной в предыдущем абзаце. Смысл проекта и ожидаемые результаты точно формулируются в одном предложении. Это мощный фактор мотивации: так и хочется распечатать текст на красивой бумаге и вывесить там, где члены проектной группы, заинтересованные лица и руководство смогут неоднократно им любоваться.

Единая цель сосредоточивает группу на конечном результате. Поэтому между ними распределяются проектные задания, а все проектные работы должны быть в итоге нацелены на достижение конечной цели проекта.

Убедившись, что цель проекта ясна всем без исключения, можно переходить к определению промежуточных результатов.

Ким Хэлдман, фрагмент из книги «Управление проектами».

Post navigation